I. Sistema de Gestión Documental - SGD

ARQUITECTURA DOCUMENTAL Y EMPRESARIAL SAS se presenta ante Ustedes como la empresa con idoneidad y experiencia en ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS y GESTIÓN DOCUMENTAL. ARDEM SAS brinda los servicios de asesoría y consultoría a través del cumplimiento de normas y técnicas vigentes en archivística establecidas en la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, (Con sus Decretos reglamentarios) Ley 527 de 1999 - Ley de Comercio Electrónico, Ley de Protección de Datos Personales, Ley de Transparencia y Acceso a la Información; por el Archivo General de la Nación (AGN), ISAD(G); GTC-185, NTC-ISO 15489-1, NTC-ISO 9001:2008-2015, NTC GP 1000:2009, NTC-ISO 30301 y NTC-ISO-IEC 27001-27002.

Con el fin de alinear nuestros servicios con los demás sistema de gestión yá establecidos o por crear en las organizaciones empresariales o institucionales, nos permitimos presentar el "Proceso de Gestion Documental" a implementar en su entidad o empresa.

1 Lineas de Servicios

Bajo el concepto de "archivo total" nos permitimos presentar nuestra lineas de servicio para el "Diseño, Implementación, Administración y Auditorias del SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL - SGD:

LINEAS DE SERVICIOS

1. INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS:

Elaboramos:

CCD Cuadro de Clasificación Documental
TRD – Tablas de Retención Documental
TVD – Tablas de Valoración Documental
PGD - Programa de Gestión Documental
PINAR – Plan Institucional de Archivos
FUID – Inventarios Documentales (AG-AC-AH-AE)
SIC – Sistema Integral de Conservación

Además:

El diagnóstico Integral de Archivo
Instrumentos de gestión de la Información Pública:
- Registro de Activos de Información
- Indice de información clasificada y reservada
- Esquema de publicación de Información
- Análisis, estudios de riesgos activos de la Información
- Políticas Protección de DATOS PERSONALES—RNBD
- Políticas Seguridad de la Información (ISO 27001:2013)

Nota: De no contar la organización con "Los manuales organizacionales" como: Manual por dependencia, Manual especifico de funciones y competencias laborales, Mapa de Procesos, Modelo operacional por procesos, caracterizaciones, procedimientos e instructivos ARDEM SAS esta en capacidad de elaborarlos de acuerdo a las normas y técnicas vigentes.

2. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

2.1. Automatizar la unidad de correspondencia – Ventanilla Unica - PQRS

2.2. Implementar GTC 185 para el manejo y elaboración de comunicaciones internas y externas (Capacitación)

3. ARCHIVOS DE GESTION - AG

3.1. Actualizar el CCD - Cuadro de Clasificación Documental, las TRD – Tablas de Retención Documental.

3.2. Capacitación en TRD y organización de archivos de gestión

3.3. Automatizar el CCD y TRD, manejo inventarios documentales FUID: Archivos de Gestión - AG, Archivo Central - AC, Archivo Histórico - AH.(mediante software de gestión documental)

3.4. Aplicar TRD en los archivos de gestión - Capacitación en organización de archivos de gestión.

3.5. Efectuar transferencias primarias – Dotar materiales y elementos de archivo (Tapas legajadoras dobles, ganchos plásticos, cajas x-200, Estantería Fija)

3.6. Organizar Archivos de Gestión - AG – Dotar materiales y elementos de archivo

3.7. Levantar los inventarios documentales FUID puestos de trabajo (automatizados)

3.8. Digitalizar documentos vitales y esenciales.- Expediente electrónico

4. ARCHIVOS ESPECIALIZADOS - AE

4.1. Organizar y automatizar (Expediente electrónico - digitalización) Historias Contribuyentes – Cobro coactivo “Industria y Comercio -Predial

4.2. Organizar y automatizar (Expediente electrónico - digitalización) Historias laborales

4.3. Organizar y automatizar (Expediente electrónico - digitalización) Expedientes Pensionales

4.4 Organizar y automatizar (Expediente electrónico - digitalización) Contratos y Convenios

4.5 Organizar y automatizar (Expediente electrónico - digitalización) Banco de Proyectos

Entre otros....

5. ARCHIVO CENTRAL - AC

5.1. Aplicar TRD y TVD

5.2. Efectuar el proceso de “eliminación”

5.3. Efectuar el proceso de “selección”– Dotar materiales y elementos de archivo

5.4. Efectuar transferencias secundarias– Dotar materiales y elementos de archivo

5.5. Organizar el archivo central – Dotar materiales y elementos de archivo

5.6. Digitalizar documentos vitales y esenciales.

6. ARCHIVO HISTORICO - AH

6.1. Aplicar TRD y TVD

6.2. Organizar el archivo Histórico – Dotar materiales y elementos de archivo

6.3. Digitalizar documentos vitales y esenciales.

7. ALMACENAMIENTO Y CUSTODIA DE ARCHIVOS

8. TRASLADO TECNICO DE ARCHIVOS

9. DESMONTE, TRASLADO Y MONTAJE DE SISTEMAS RODANTES DE ARCHIVO