II. Sistema de Gestión Integral de Calidad - SGIC
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ARQUITECTURA DOCUMENTAL Y EMPRESARIAL SAS se presenta ante Ustedes como la empresa con idoneidad y experiencia en el Diseño, Implementación, Administración y Auditorias en el SISTEMA DE GESTION INTEGRAL DE CALIDAD - SGIC.
ARDEM SAS brinda los servicios de asesoría y consultoría a través del cumplimiento de normas y técnicas vigentes en SISTEMAS DE GESTION en especial:
En la ejecución de nuestros servicios aplicamos las mejores prácticas en la Gestión de Proyectos de igual manera nos apoyamos en la metodologia establecida por el Departamento Administrativo de la Funcion Publica - DAFP para el diseño e implementacíon de los sistemas de gestión.
Se identifican varias etapas básicas que se deben desarrollar de manera secuencial y sistemática para lograr el propósito. En el siguiente diagrama se representan las fases que conforman el proyecto de diseño e implementación de un Sistema de Gestión:
Con el fin de determinar las actividades a desarrollar, los recursos, los plazos de ejecución, los responsables, dar cumplimiento a los objetivos de los proyectos y así evitar la pérdida de tiempo y de recursos, cada uno de nuestros proyectos estan estructurados bajo el ciclo PHVA (Planear – Hacer – Verificar – Actuar). Por lo tanto las fases de diagnóstico, planeación, diseño, implementación y evaluación hacen parte de este ciclo PHVA.
La siguiente gráfica ilustra la manera como se articulan las fases del proyecto al ciclo PHVA:
LINEAS DE SERVICIO
1. DIAGNÓSTICO
Corresponde a una evaluación inicial del estado de la Organización Empresarial o Institucional respecto a los requisitos de la norma a diseñar o implementar.
1.1. Planear el diagnóstico (Elaborar agenda)
1.2. Realizar el diagnóstico
1.3. Elaborar informe de diagnóstico
1.4. Socializar informe de diagnóstico
1.5. Ajustar informe y hacer entrega oficial
2. PLANIFICACIÓN .
En esta fase se determinan las actividades a efectuar para subsanar las diferencias entre lo que tiene la entidad y lo que debe tener según la norma a diseñar o implementar. El producto resultante de la misma es un plan detallado de actividades con sus responsables, tiempos de ejecución y plazos.
2.1. Precisar el alcance del Sistema de Gestión - SG a diseñar e implementar
2.2. Definir la Estructura Organizativa del Proyecto (Roles)
2.3. Designar los miembros de la Estructura Organizativa del Proyecto
2.4. Conformar los Grupos de Trabajo
2.5. Definir responsabilidades de cada Rol
2.7. Elaborar Plan detallado de actividades
2.8. Validar y ajustar el plan detallado
2.9. Elaborar Plan de Comunicaciones para el Proyecto
2.10. Validar y ajustar el plan de comunicaciones
3. DISEÑO
Corresponde a la definición de soluciones para cumplir con los requisitos establecidos en la norma a diseñar e implementar. En esta fase se realiza la identificación y definición del mapa de procesos, la interacción entre estos, elaboración del soporte documental (manual del sistema de gestión, planes de calidad, procedimientos, instructivos, formatos,entre otros) requeridos para dar cumplimiento a dichos requisitos.
3.1. Identificación de Procesos del SG
3.2. Metodología de documentación
3.3. Política Integral (Calidad, Seguridad Laboral, Ambiental, Documental, etc..)
3.4. Objetivos (Calidad, Seguridad Laboral, Ambiental, Documental, etc..)
3.5. Elaboración del Soporte Documental
3.6. Procedimiento de Control de Documentos
3.7. Procedimiento de Control de Registros
3.8. Manual de Calidad
3.9. Estructura Organizativa del SG
3.10. Procedimiento de Revisión por la Dirección
3.11. Competencias
3.12. Procesos relacionados con los clientes
3.12.1. Identificar los servicios / Productos
3.12.2. Definir los requisitos aplicables al servicio / Producto
3.13. Procedimiento de Compras y Evaluación de proveedores
3.14. Propiedad del cliente
3.15. Instrumentos de medición
3,16. Medición, análisis y mejora
3.17. Procedimiento de Auditorias Internas de Calidad
3.18. Procedimiento de Control del Servicio No Conforme
3.19. Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
4. IMPLEMENTACIÓN
Se realiza la divulgación y aplicación del soporte documental elaborado en la fase de diseño.
4.1. Plan de Implementación
4.2. Divulgación de SG
4.3. Implementación de la documentación
4.4. Comunicaciones
4.5. Competencias
4.5.1.Verificar el cumplimiento de los perfiles definidos
4.5.2.Actualizar historias laborales con registros de competencias
4.5.3.Aplicar metodología de capacitación
4.6. Compras
4.6.1. Efectuar evaluación de proveedores
4.7.Propiedad del cliente
4.7.1. Implementar metodología para su manejo
4.8. Instrumentos de medición
4.8.1. Realizar calibración de instrumentos
4.8.2. Organizar registros de calibración
4.9. Medición, análisis y mejora
4.9.1. Aplicar encuesta de satisfacción del cliente
4.9.2. Aplicar procedimiento de control del servicio no conforme
4.9.3. Diligenciar hoja seguimiento indicadores
5. EVALUACION
El objetivo de ésta fase es evaluar si el SG ha sido implementado de manera eficaz y cumple los propósitos para el cual fue diseñado. Esto se realiza a través de la auditoría interna de calidad y las demás auditorías externas que cada entidad establezca de manera voluntaria, por ejemplo una preauditoría a través de una firma externa especializada.
5.1. Auditoria Interna de Calidad
5.1.1. Seleccionar Equipo Auditor
5.1.2. Elaborar plan de auditorias
5.1.3. Realizar auditorias internas
5.1.4. Elaborar informe de auditorias
5.1.5. Establecer plan de acciones sobre hallazgos
5.1.6. Realizar seguimiento a las acciones tomadas
5.2. Revisión por la Dirección
5.2.1. Recolectar información de entrada
5.2.2. Realizar la revisión
5.2.3. Establecer plan de acciones de mejora
5.2.4. Realizar seguimiento a las acciones tomadas
5.3. Preauditoria (Cuando sea aplicable)
5.3.1. Realizar la preauditoria
5.3.2. Establecer plan de acciones sobre hallazgos
5.3.3. Realizar seguimiento a las acciones tomadas
5.4. Auditoria de Certificación (Cuando sea aplicable)
5.4.1. Definir Organismo Certificador
5.4.2. Realizar auditoria de otorgamiento
5.4.3. Establecer plan de acciones sobre hallazgos
5.4.4. Realizar seguimiento a las acciones tomadas
6. CAPACITACIÓN
6. 1. Fundamentos en la norma (NTCISO 9001, NTCGP1000:2004, NTCISO 27001, etc...)
6.1.1. Identificar público objetivo
6.1.2. Definir horarios, fechas y docentes
6.1.3. Conformar grupos
6.1.4. Definir material didáctico
6.1.5. Realizar capacitación en fundamentos
6.2. Formación de auditores internos de calidad
6.2.1. Identificar público objetivo
6.2.2. Definir horarios y fechas
6.2.3. Conformar grupo
6.2.4. Definir material didáctico
6.2.5. Realizar capacitación